La importancia de un paquete Office en la oficina

Claudia Milena Fuentes Quiñonez*

Los paquetes integrados de oficina son la recopilación de aplicaciones informáticas creadas para agilizar las diferentes funciones en el área administrativa, permitiéndonos crear, modificar, organizar y escanear archivos y documentos, para obtener mejores resultados en los trabajos que requiere una organización.

La implementación de los paquetes integrados de office dentro de los procesos administrativos nos permite realizar de una manera ágil y cómoda cada una de las funciones de una unidad administrativa. Todas las aplicaciones o programas de office poseen un sistema de apoyo el cual proporciona toda la información necesaria para que los usuarios puedan acceder a desarrollar diferentes trabajos de oficina. Para una organización es importante obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con el uso adecuado de los programas.

Las empresas requieren programas de tipo administrativo, gracias al Microsoft office se ha incrementado el buen uso de las aplicaciones. Los conjuntos de programas office hacen posible un mejor archivo de datos cubriendo las necesidades administrativas de las organizaciones, aquellas herramientas de gran importancia generan la productividad personal, académica, profesional y laboral ofreciendo un mejor desempeño en las oficinas.

El paquete integrado Microsoft office por ser el más utilizado en la actualidad en las organizaciones ya que cuenta con las mejores aplicaciones útiles y fáciles de manejar en cualquier área de trabajo, ofreciéndonos comodidad a la hora de elaborar los trabajos de oficina permitiendo generar archivos en una de las aplicaciones que nos ofrece este programa.

Dentro de los paquetes integrados encontramos programas como: Procesador de textos, el cual nos permite crear y editar documentos de texto en una computadora, su función es similar a la que hacían una máquina de escribir hace algunos años. También encontramos las hojas de cálculo, que es el programa para el manejo de datos numéricos obteniendo informes de contabilidad y nos permite operar cálculos complejos y elaborar gráficos de todo tipo. Por otro lado, tenemos la base de datos, que es la encargada de administrar y gestionar la información que contiene un archivo y nos permite almacenar, modificar y acceder a la información. Por último, encontramos el componente que nos permite realizar presentaciones por medio de diapositivas y es el programa llamado Power Point y es aquel que nos facilita la posibilidad de utilizar textos, imágenes y animaciones.

El Microsoft office es la herramienta más utilizada por el manejo de oficinistas y estudiantes porque nos permite realizar los procesos por medio de sus aplicaciones, ya que el mas utilizado e indispensable para las organizaciones y que nos ofrece los mejores programas para el buen desempeño laboral.

Microsoft office nos ofrece los programas que nos ayudaran a elaborar de forma eficaz gran cantidad de trabajos en la unidad administrativa, ya que es el más antiguo y popular, Microsoft office nos ofrece las características y uso de cada programa y se definen así.

Microsoft Word, permite al usuario la edición y creación de documentos de texto, también cuenta con un corrector ortográfico incorporado, un contador de palabras y más herramientas. Es utilizado para procesar textos, la elaboración de documentos, cartas e informes. Microsoft Excel, gracias a sus funciones nos permite desarrollar trabajos contables y financieros, nos permite crear y trabajar con hojas de cálculo, ya que esta manipula datos numéricos en tablas formadas por una unión de filas y columnas. Microsoft Outlook, es un programa que se utiliza bajo la plataforma de Windows, la función de este programa es recibir y enviar correos electrónicos, así como se almacenan mensajes recibidos y enviados. Microsoft Access, permite realizar tareas de oficina y gestionar una base de datos, es un programa que interactúa de manera clara y sencilla con otros softwares de Microsoft también muy utilizados, como pueden ser Excel e incluso Word o PowerPoint.

Podemos decir que en la actualidad las herramientas que nos ofrece Microsoft office son de mucha importancia para nuestro diario vivir, pero lo más importante es que los usuarios conozcan de las aplicaciones y así poder dominar y comprender el uso y la importancia que nos ofrece el programa.