Hoja electrónica, su gestión y competitividad en el trabajo

Yineth Caterine Fonseca Galeón*

La hoja electrónica es una herramienta de gestión usada en la mayoría de las empresas, los profesionales incorporan la hoja electrónica en sus actividades diarias como son: contabilidad, mercadeo, finanzas, gestión de proyectos, presentación de informes, análisis de datos etc.

La hoja electrónica “es un recurso en forma de matriz que se utiliza para organizar datos numéricos y realizar cómputos para llevar a cabo análisis financieros”. Dicho de otra manera, nos permite manejar y controlar números que de otra forma seria muy difícil.

El inventor de la hoja electrónica es Dan Braklin, ingeniero estadounidense, cuando en 1978 creo la primera plataforma mientras estudiaba en la universidad de Harvard; la cual llamo Visilac, mediante esta herramienta se incrementó el uso de la PC de manera productiva para las empresas. Se vendieron más de 700,000 copias de este software en 6 años que originalmente pertenecía a Apple.

Ahora bien, hablando de los programas que maneja la hoja electrónica, empezaremos por Microsoft Excel, que es un programa sencillo de manejar, en el cual se pueden realizar distintas funciones, como elaborar una factura, llevar un control de pagos, liquidar nomina etc; Excel permite elaborar operaciones matemáticas mediante fórmulas, lo cual lo hace muy útil, tanto para el plano personal como profesional.

Otra de las plataformas es Numbers, integrada en Iwork de Apple, este incluye más de 250 funciones, posee un sistema de ayuda y una explicación muy clara de sus funciones. Permite ver todos los cálculos de la hoja, a la vez realizar gráficas, agrupar datos de cualquier columna y crear categorías de tablas, permite exportar hojas de cálculo a PDF y ofrece nuevas ideas y diseños, entre otros.

También, mencionamos la plataforma Lotus 1-2-3 integrada en Lotus Smart suite, su nombre aluce a la integración de las principales capacidades de este software, se pueden realizar gráficos, operaciones de bases de datos (a partir de una función de búsqueda que es similar a BUSCARV de Excel la cual se llamó VLOOKUP); posee menús emergentes accesibles mediante el teclado y cuenta con grandes capacidades de edición, etc.

Sin embargo, cabe mencionar que no son los únicos tipos de hojas electrónicas que existen, también están Calc integrada en open Office, Gnumeric integrada a Gnome Office, Kspread de Koffice, Corel Quattro Pro integrada a Word perfect, Kspread integrada a Koffice en Linux, entre las más nombradas.

En la actualidad y por todo lo mencionado anteriormente podemos decir con toda certeza que cuando se tiene manejo pleno de esta herramienta pasamos de ser un empleado más a ser un elemento valioso dentro de una organización, ayudando en la buena gestión dentro de las funciones que lleguemos a desempeñar. Sin embargo, son los profesionales quienes más usan estos software dentro de distintas disciplinas como lo son la contabilidad en sus labores de auditoria, análisis de costos, elaboración de estados financieros; en el área administrativa, en finanzas entre otros.

Tener un amplio conocimiento sobre este software nos ofrece una ventana competitiva desde el punto de vista laboral sobre otras personas que desconocen la gestión de esta herramienta y sus resultados.