La destrucción documental y sus conflictos legales

Alexa Maria Quiñones Quiñones*

La gestión documental es un proceso integrado con el que se pretende un mejor aprovechamiento de la información y la agilización de los procesos administrativos de cualquier organización. La gestión documental puede implementarse en cualquier entidad ya sea de manera independiente o en una empresa.

La eliminación física de unidades y series documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio, constitutivo o extintivo de derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que vayan a desarrollar valores históricos o testimoniales y significativos.

Según lo reglamentado en la ley general de archivos (ley 594 del 2000), los documentos originales que poseen valor histórico no pueden ser destruidos aun cuando hayan sido reproducidos y almacenados mediante cualquier medio.

“Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la Tabla de Retención. La eliminación se realiza antes de las transferencias primarias mediante acta y debe estar acompañada de la relación de entrega y su respectivo inventario.” (Pedierro,2014).

La ley general de archivo define como delito a la falsificación documental a los documentos públicos por funcionarios públicos o particulares, alteración a un documento público por un particular o funcionario, alteración de un documento privado, alteración de certificados, certificación falsa por un funcionario público, falsificación de cédulas de identidad y de pasaportes.

El particular o funcionario público que, fuera del ejercicio de sus funciones, hiciere un documento público falso o alterare un documento público verdadero, será castigado con tres (3) a diez (10) años de penitenciaría según la ley y el proceso que lo amerite.

Las leyes han tratado de encuadrar y resolver los problemas de la realidad social, pero ésta a su vez, tiene su propia dinámica ante la que las normas tienen que irse adaptando progresivamente.

El requisito principal del delito es que el documento falsificado sea utilizado como prueba para obtener un derecho o un beneficio, Esto quiere decir que si se falsifica un documento privado pero el documento no es utilizado luego como prueba, esa falsificación no es considerada, por tanto no hay delito por cuanto no produce efecto alguno.

El requisito esencial introducido por el artículo 289 del código penal, es que el documento falsificado sea utilizado o presentado como prueba en cualquier proceso o procedimiento.

A pesar de la protección jurídica, los secretos comerciales que hayan sido publicados no podrán "volver a ser secretos”, aunque el titular del secreto recurra a los tribunales y obtenga una indemnización por los daños sufridos, ello no hará volver las cosas a su estado original. Y sus competidores podrán utilizar libremente la información secreta que tanto le costó obtener, por ello es mejor asegurarse ante todo que su secreto será mantenido confidencial.

La falsificación de un documento privado es un delito que tiene una pena privativa de la libertad como castigo, según el código penal colombiano, que en su artículo 289 aclara que el uso del documento privado falsificado puede tener una pena de prisión de dieciséis (16) a ciento ocho (108) meses.

Código Penal (Ley 599 de 2000) establece que la falsedad de documento público trata de un delito tipo penal que protege así mismo al bien jurídico tutelado de la fe pública, con una pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a ciento ocho (108) meses de prisión, agravado si se trata de un servidor público que realice la conducta en ejercicio de sus funciones, aumentando la sanción a sesenta y cuatro (64) a ciento cuarenta y cuatro (144) meses de prisión.

Destrucción, inutilización y ocultación de documentos en un proceso se castiga al que interviniendo en un proceso con abuso de su función, destruye, inutiliza y oculta documentos o actuaciones de los que haya recibido. El delito se castiga con pena de prisión de seis (6) meses a dos (2) años, multa de siete a doce meses e inhabilitación especial para su profesión, empleo o cargo público de tres (3) a seis (6) años.

Se trata de un delito especial, ya que solamente lo pueden cometer los abogados y procuradores. Por otro lado el término del proceso comprende cualquier procedimiento penal, laboral, civil o administrativo. El delito se consuma cuando se materializa alguno de los comportamientos reseñados de destruir, inutilizar u ocultar, siendo posible la tentativa.

En relación con el delito cometido por particulares dispone, si los hechos descritos en el apartado primero de este artículo fueran realizados por un particular, la pena será de multa de tres (3) a (6) seis meses.

Referencias

PEDIERRO VALDÉS, Olga María. Gestión documental, herramientas para la organización de los archivos,Editorial Búho S.R.L, Santo Domingo, República Dominicana, Primera Edición. 2014.

LEY 599 DE 2000. Por la cual se expide el Código Penal.

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones