Documentos en medios electrónicos

silvia Juliana Peña*

Las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones TIC´S dejo relegado el uso de documentos físicos, se han creado programas o plataformas para hacerlo amigable a las personas sin que esta signifique hacer una lectura monótona y sin comprensión.

Un documento electrónico son archivos reunidos por medios informáticos facilitando el acceso a ellos a personas, respetando su modo de producción, sin alterar su legalidad.

La diferencia de un archivo electrónico al resto de documentos es que su creación, manipulación, transmisión, recuperación y lectura, es porque se realiza mediante herramientas informáticas ya sean de tipo físico (ordenadores, periféricos y redes), o lógico (sistemas operativos, aplicaciones y protocolos de comunicaciones).

Una de las ventajas es que facilita compartir la información con más personas naturales o jurídicas, de hecho agiliza, la comprensión del artículo en el momento de adquirir su información.

Por otra parte tiene desventajas más complicadas ya que en el proceso de separación y transcripción se altera con mucha más facilidad agregándole a ello la rápida descontinuación y el deterioro del hardware y software exigiendo realizar periódicas migraciones de los documentos a nuevos medios y soportes para garantizar si legibilidad.

“Su fin es identificar los elementos de los documentos electrónicos que son necesarios, para mantener su autenticidad a lo largo del tiempo y fijar los controles que se deben realizar para comprobar no solo la integridad y lógica de los documentos, transfieren a los diversos depósitos. Su método todavía está en fase de construcción y posiblemente dará lugar a la publicación de una norma internacional”. Miguel Ángel Esteban Navarro.

Para la preservación preventiva de los soportes de los archivos, se comienza por la creación de almacenamiento adecuados para estos archivos.

Es indispensable adoptar otras medidas para el almacenamiento de estos archivos ya que lo digital es más vulnerable que el papel. Los documentos electrónicos están más expuestos a daños de deterioro (virus, daños de oxidación, discos duros etc…)

Aparte de ello el mal funcionamiento de las maquinas, equipos funcionamiento y tecnologías, con un bajo desempeño.

“La adecuada conservación de un archivo de documentos electrónicos debe plasmarse, como cualquier otro archivo, en la elaboración de un detallado programa de intervención que constara de tres partes. Un plan de preservación, un conjunto de medidas de acceso directo a la información sin mediar ningún instrumento y no permitir una instalación en el depósito según un sistema de acotación que reproduzca el modo orgánico y seriado de producción, exige disponer de herramientas lógicas que permitan la búsqueda y recuperación “. Miguel Ángel Esteban Navarro.

Para tener una mejor gestión de documentos se puede contar con una aplicación, la cual nos permite mantener una mejora continua a la información, de la gestión documental.

Al momento de clasificar los archivos de forma electrónica se usan etiquetas y extensiones de archivo para distinguir cada tipo. Así como en físico están las hojas de cálculo, cortas presentaciones, diseños, etc…

En formato electrónico hay extensiones de archivo las cuales se definen por los programas utilizados para su redacción.