Auto-control ¿beneficio personal o profesional?

Pedro Yulianne Yepes Ruíz*

Según la teoría clásica de la administración, su pionero Henry Fayol considerado el padre de la teoría clásica y administración moderna. Su aporte a las funciones administrativas, explica que toda organización para que haya buen funcionamiento debe llevar a cabo un proceso administrativo, Los cuales son: planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

Haciendo un enfoque en la acción del control, según el autor (Chiavenato, 1999) el control tiene varios significados en administración:

• Control como función administrativa: La finalidad del control es asegurar que los resultados de aquello que se planeó, organizo y dirigió, se ajuste tanto como sea posible a los objetivos establecidos. La esencia del control reside en comprobar si la actividad controlada consigue o no los objetivos o los resultados esperados.


• Control como función restrictiva y coercitiva: Utilizado con el fin de cohibir o limitar ciertos tipos de desvíos indeseables o de comportamientos no apropiados.


• Control como sistema automático de regulación: utilizado con el fin de mantener un grado constante de flujo o un sistema de funcionamiento.


Con base a este último concepto, nace la cultura de autocontrol pero que se entiende por autocontrol: Se entiende que la palabra “Auto” se refiere a propio, por uno mismo. “Control” acción de controlar como lo define el diccionario Aristos (Aristos, 1974). En conclusión el autocontrol nos permite ser conscientes, estar pendiente de nuestras obligaciones y asumirlas con responsabilidad, pero como se puede lograr aplicar el autocontrol, es importante que las personas tengan una conciencia de mejoramiento de superación de cumplir sus objetivos plasmados, motivación y sobre todo compromiso.






APLICACIÓN DEL AUTOCONTROL EN LAS ORGANIZACIONES

Según el artículo de Mauricio Archila Galvis “Control o Autocontrol” (Archila, 1987) existen 4 pasos para poder crear una cultura de autocontrol dentro de las organizaciones.


1. CONFIAR EN LA GENTE
   La confianza se refiere a aquella esperanza firme que se tiene de una persona y a la vez la que toda persona espere que le tengan. La diferencia entre un sistema de supervisión tradicional y el autocontrol, radica en la confianza que se le da al empleado, para que el por su cuenta se enfoque de verificar si cumplió su actividad dentro del proceso organizacional de manera correcta.


2. ESTBLECER REGLAS CLARAS Y DIFUNDIRLAS AMPLIADAMENTE
   Al empleado se le debe informar que se espera de el para poder ejecutar adecuadamente sus actividades.


3. ENTRENAR AL PERSONAL
   El empleado debe tener un total conocimiento del proceso organizacional para identificar en que parte del proceso está ubicado su trabajo, así el empleado ya no realiza labores porque le ordenen sino que el identifica porque es importante la actividad que está realizando.


4. PERMITIR PRACTICAR EL AUTOCONTROL
   Poder de toma de decisiones y libertad para actuar, manejar su tiempo y recursos.



APLICACIÓN DEL AUTOCONTROL EN LO PERSONAL



Según el artículo de (Drissa-Elma) en nuestra vida personal el autocontrol nos aporta muchos beneficios:


• Nos ayuda a expresarnos mejor y a hacernos entender a los demás: Nos damos un tiempo para calmarnos y reflexionar más sobre lo que pasamos y sobre lo que pensamos y sobre como manifestarlo al otro.


• Mejora nuestras relaciones y resolver los conflictos de manera más eficientes.


• Mejora la autoestima: percibir que somos capaces de manejar nuestras emociones de forma adecuada y reducir las situaciones de descontrol.


• Permite que tenemos mejores decisiones: necesitamos tiempo para reflexionar mejor acerca de las opciones, teniendo en cuenta más factores y el autocontrol nos da ese tiempo.


¿Qué relación tiene los procesos administrativos con el autocontrol? Muy simple todo parte de la definición de control mencionado al inicio del articulo donde se habla de un control autónomo. Hoy en día es muy importante aplicar esta cultura de autocontrol en las organizaciones, ya que se enfoca en mejorar el clima organizacional de las empresas y esto implica una mejoría evidente, aunque no es tan conocida esta cultura, donde se ha llevado a cabo ha tenido muy buenos resultados y las personas que lo practican obtienen mejor desempeño. Ahora bien como se puede implementar el autocontrol todo está en la disposición de la persona todo parte de los valores tanto corporativos como internos de la persona y estar dispuesta al cambio. En nuestra vida personal también es muy importante y práctico, nos brinda muchos beneficios y por ende una superación tanto personal como profesional.



Referencias

Archila Galvis, Mauricio. (1987). ¿Control o Autocontrol?. En: Síntesis Económica. No. 565. pp. 27-28.


Aristos. (1974). Diccionario ilustrado de la lengua española. Barcelona: Ed. Ramón Sopena. 648 p.


Artículo de Drissa-Elma Delkader Palacios (Psicologos Especialistas de Psicomaster). http://www.psicomaster.es/autocontrol-beneficios/


Chiavenato, I. (1999) Introducción a la teoría de la administración. Quinta edición, Santa Fe, Bogotá, Colombia. Editora Campus, LTDA


Imagen procesos administrativos: https://www.gestiopolis.com/proceso-administrativo-planeacion-organizacion-direccion-y-control/


Imagen autocontrol: http://lamentehumana21.blogspot.com.co/p/el-autocontrol.html

Cuestión de libertad, no de precio

Leidy Carolina Guarnizo Aragón*

El “Free Software” es un programa o aplicación de código abierto, “bajo este esquema, el código (las instrucciones para la computadora) se puede estudiar y compartir, y muchos usuarios y programadores tienen la posibilidad de modificarlo”. (Kendall y otros, 2015).

Los usuarios tienen la libertad de controlar y mejorar el programa, sin restricción alguna, el ser libre es no pedir ni pagar permisos, así como tienes la libertad de generar copias con y sin modificación, para distribuir tales copias indispensablemente  debes tener acceso al código fuente del programa.

Un programa que no es libre, controla a los usuarios y el programador controla al programa. Hay libertad de utilizar algunos programas pero con cierta limitación, donde el derecho de autor puede solo autorizar su uso, su modificación y distribución. Donde al periodo de prueba termina, pero ya el usuario necesita seguir utilizando tal programa pero completo, y ahí el usuario tendrá que comprar su licencia o bien el programa dejara de funcionar.

Existen tipos de software, el Freeware, programa de uso de libre, sin transacción que involucre dinero de alguna forma, utilidad de tiempo ilimitado; Shareware, programa limitado, donde le da al usuario una prueba, después de cierto tiempo se vuelve inservible, donde este programa opta porque el usuario compre tal licencia para un producto más completo. Estos programas son esenciales, se necesita comprar la licencia para obtener el programa completo, Corel imagen editor, Paint shop, estos los maneja la empresa de Corel y Photoshop que es de Adobe.

Gimp  e inkscape son programadores gratuitos; Photoshop tiene todas las ventajas sobre Gimp, pero este aplicativo cobra  su licencia, y las empresas buscan su reducción en la economía, gimp es una de las alternativas a Photoshop, pero la curva aprendizaje es más compleja, Photoshop ofrece millones de tutoriales y soportes, mientras gimp los aportes son netos de la comunidad, además la experiencia y recorrido que lleva Photoshop no se iguala a ningún otro programa. Por lo tanto el software libre es posible donar para ayudar con el desarrollo del programa, pero el precio de Photoshop no se ajusta a sus necesidades. Además, muchas de las características que tiene Photoshop no son utilizadas por la mayoría de los usuarios, o se utilizan muy rara vez, y es ahí donde nos damos cuenta que pagan por algo que no utilizan o que no se proporcionan constantemente.

No obstante se recomienda utilizar un programa libre que cumplan las expectativas de los usuarios. Ya que por ende es compatible a cualquier sistema operativo y su peso de almacenamiento no influye  algún daño en el sistema. El programa Gimp dispone de todas las características básicas, tales como capas, canales, infinidad de filtros, máscaras, y muchas más. Por lo tanto es un programa totalmente completo que satisface las necesidades de las personas.

Software e Instrumentos para solucionar problemas operativos de Windows

Kelly Natalia Rodríguez Cabezas*

El software hace referencia a un programa o conjunto de programas de cómputo que incluye datos, procedimientos y pautas que permiten realizar distintas tareas en un sistema informático. Sin embargo, se debe tener presente que el software no es lo mismo que el hardware ya que el software hace referencia a las instrucciones que el ordenador necesita para funcionar pero físicamente no existen, a diferencia del hardware que representa todos los componentes físicos del ordenador .Para entender un poco más de este tema debemos saber que existen dos tipos de software, estos se nombraran a continuación para tener claridad acerca de la diferencia de los mismos.

Software de sistema: es la parte esencial donde no solo se clasifican los sistemas operativos como Linux, Windows o Mac sino que dicho software permite la comunicación entre el hardware y el sistema operativo.

Software de programación: ayuda en la creación y desarrollo de aplicaciones haciendo uso de conocimientos lógicos y de programación. Ejemplos: compiladores y los editores de texto, un conjunto de software que trabaja de la mano uno con el otro. Clasificación (editores de texto compiladores interpretes enlazadores depuradores).

Software de aplicación: es aquel que utilizamos día a día, cada uno de los programas, aplicaciones o utilidades que manejamos dentro de nuestra computadora, están dentro de nuestra computadora y se clasifican, en los resultados de programación de software, son ( Aplicaciones de sistema de control y automatización industrial, Aplicaciones ofimáticas, Software educativo, Software médico, Software de cálculo numérico, Software de diseño asistido, Software de control numérico).

Ahora, considerando que no todas las personas son expertas solucionando los problemas que se presentan en el software, a continuación se verán reflejados un número de tips o pasos básicos para solucionar estos inconvenientes, aclarando que todos son para el sistema operativo Windows.

repara el navegador: los cambios de las páginas web son uno de los principales problemas,   programas de instalación o software gratuito realizan en la configuración del navegador predeterminado. Se considera instalar ANVI BROUSER REPAIR TOOL. Te permitirá deshacerte de todas esas extensiones y configuraciones no deseadas para devolver la normalidad a tu navegador. 

Windows como recién instalado: al igual que sucede con el navegador, la instalación de algunos programas pueden alterar la configuración original de Windows y provocar errores en su funcionamiento o en el de otros dispositivos. En este caso, instalar FIXWINM 2.2 aporta una solución sencilla a más de 50 problemas comunes de Windows que se derivan de modificaciones de registro o de otras configuraciones del sistema.

Lucha contra el malware: el malware, ya sea en su vertiente más “inofensiva” como es la de mostrar contenido publicitario no deseado, o en las más agresivas que pueden modificar el comportamiento y rendimiento de tu ordenador para extraer tus datos privados o usar tu equipo en ataques dirigidos, es uno de los focos de problemas más habituales. Malware bytes  (anti malware) es un programa gratuito que te permitirá descubrir si el origen de los problemas es algún malware oculto en tu sistema operativo.

problemas con el icono de Windows: el inicio del sistema es uno de los problemas más delicados para Windows ya que durante este periodo de tiempo se detectan e inician todos los componentes y servicios necesarios para su funcionamiento.

Uno de los problemas más comunes y sencillos de solucionar es el que se refiere al tiempo de inicio del sistema desde que aparece el logo de carga de Windows hasta que puedes utilizar tu ordenador.

Durante este tiempo se cargan los programas y servicios del sistema.

El problema es que en esa lista de programas a ejecutar al inicio hay algunos invitados no deseados y cuanto más larga sea esta lista, más tiempo tardará tu PC en iniciarse.

Tip: Algunos programas se toman la libertad de otorgarse el privilegio de cargarse durante el inicio del sistema para, de ese modo, estar disponibles si los necesitas e iniciarse mucho más rápido.

El problema es que si no los usas, esos programas permanecen consumiendo recursos en tu PC igualmente. De la misma forma que no dejas el grifo abierto por si en algún momento del día tienes sed, lo más razonable es “cerrarles el grifo” a estos programas para que se inicien solo cuando tú los necesites.

Esto puede hacerse de forma sencilla desde el propio sistema. Si usas Windows 8.1 o Windows 10, haz clic con el botón derecho del ratón sobre la barra de tareas y elige Administrador de tareas.

Después, haz clic sobre Más detalles en la esquina inferior izquierda para expandir la vista del cuadro. A continuación, accede a la pestaña Inicio y se listarán los programas cuyos servicios se precargan al inicio.
En esta lista solo deberían aparecer los destinados a la seguridad (antivirus, cortafuegos, etc.). El resto, deberías deshabilitarlos del inicio.

Para ello, selecciónalos y haz clic sobre el botón Deshabilitar. Esto no desinstala el programa, simplemente impedirá que éste se inicie automáticamente con el sistema y sature el inicio eternizando el tiempo que tienes que esperar para que tu PC esté listo para usarse.

Tras el próximo reinicio, seguro que notas una reducción de este tiempo de espera.

Desactiva los servicios ocultos: A pesar de que el método que hemos descrito en el apartado anterior funciona con la mayoría de los programas, algunos permanecen interesadamente ocultos para pasar desapercibidos.

Tip: Existe un método alternativo que, aunque no resulta tan sencillo e intuitivo como el anterior, es capaz de descubrir incluso estos servicios que pretenden pasar desapercibidos. En este caso, necesitarás la ayuda de Autoruns.

Este programa gratuito desarrollado por los técnicos de Microsoft te permitirá conocer todos y cada uno de los programas que se han iniciado en tu equipo. Tras descargar la herramienta, descomprímela y ejecuta el archivo Autoruns.exe que encontrarás en su interior.

Después, accede a la pestaña Everything. En esta pestaña se muestran todos los servicios y programas activos, por lo que deberás tener cuidado con los servicios que desactivas, dado que algunos de ellos son necesarios para el correcto funcionamiento del sistema.

Selecciona la entrada del servicio que quieras desactivar y, en la parte inferior, se mostrará la información del programa al que pertenece.
Desmarca la casilla de su izquierda y éste quedará deshabilitado para iniciarse automáticamente. Al igual que sucedía con el método anterior, el programa solo se iniciará cuando vayas a utilizarlo.

Como puedes observar, en esta herramienta se muestran todos los procesos iniciados por lo que, con algo de paciencia y observación, es posible localizar los programas malintencionados interesados en permanecer ocultos.

Crea tu disco de instalación: El disco de instalación de Windows es una herramienta que te será necesaria para reparar el inicio del sistema.

Dado que los ordenadores actuales no acostumbran a incluir este disco, puedes crear el tuyo descargando la Herramienta de creación de medios de Windows.

Con este asistente conseguirás crear un disco (o unidad USB) de instalación adecuado para la versión de Windows que tengas instalada y poder reinstalar o repara tu ordenador si tiene algún problema para iniciarse.

No obstante, se considera manejar un aplicativo para controlar la seguridad y privacidad del software ya que en la actualidad se han producido casos de infiltración y robos de datos. Se considera guardar múltiples respaldos de la información y prevenir de manera adecuada tales accidentes.

Hoja electrónica, su gestión y competitividad en el trabajo

Yineth Caterine Fonseca Galeón*

La hoja electrónica es una herramienta de gestión usada en la mayoría de las empresas, los profesionales incorporan la hoja electrónica en sus actividades diarias como son: contabilidad, mercadeo, finanzas, gestión de proyectos, presentación de informes, análisis de datos etc.

La hoja electrónica “es un recurso en forma de matriz que se utiliza para organizar datos numéricos y realizar cómputos para llevar a cabo análisis financieros”. Dicho de otra manera, nos permite manejar y controlar números que de otra forma seria muy difícil.

El inventor de la hoja electrónica es Dan Braklin, ingeniero estadounidense, cuando en 1978 creo la primera plataforma mientras estudiaba en la universidad de Harvard; la cual llamo Visilac, mediante esta herramienta se incrementó el uso de la PC de manera productiva para las empresas. Se vendieron más de 700,000 copias de este software en 6 años que originalmente pertenecía a Apple.

Ahora bien, hablando de los programas que maneja la hoja electrónica, empezaremos por Microsoft Excel, que es un programa sencillo de manejar, en el cual se pueden realizar distintas funciones, como elaborar una factura, llevar un control de pagos, liquidar nomina etc; Excel permite elaborar operaciones matemáticas mediante fórmulas, lo cual lo hace muy útil, tanto para el plano personal como profesional.

Otra de las plataformas es Numbers, integrada en Iwork de Apple, este incluye más de 250 funciones, posee un sistema de ayuda y una explicación muy clara de sus funciones. Permite ver todos los cálculos de la hoja, a la vez realizar gráficas, agrupar datos de cualquier columna y crear categorías de tablas, permite exportar hojas de cálculo a PDF y ofrece nuevas ideas y diseños, entre otros.

También, mencionamos la plataforma Lotus 1-2-3 integrada en Lotus Smart suite, su nombre aluce a la integración de las principales capacidades de este software, se pueden realizar gráficos, operaciones de bases de datos (a partir de una función de búsqueda que es similar a BUSCARV de Excel la cual se llamó VLOOKUP); posee menús emergentes accesibles mediante el teclado y cuenta con grandes capacidades de edición, etc.

Sin embargo, cabe mencionar que no son los únicos tipos de hojas electrónicas que existen, también están Calc integrada en open Office, Gnumeric integrada a Gnome Office, Kspread de Koffice, Corel Quattro Pro integrada a Word perfect, Kspread integrada a Koffice en Linux, entre las más nombradas.

En la actualidad y por todo lo mencionado anteriormente podemos decir con toda certeza que cuando se tiene manejo pleno de esta herramienta pasamos de ser un empleado más a ser un elemento valioso dentro de una organización, ayudando en la buena gestión dentro de las funciones que lleguemos a desempeñar. Sin embargo, son los profesionales quienes más usan estos software dentro de distintas disciplinas como lo son la contabilidad en sus labores de auditoria, análisis de costos, elaboración de estados financieros; en el área administrativa, en finanzas entre otros.

Tener un amplio conocimiento sobre este software nos ofrece una ventana competitiva desde el punto de vista laboral sobre otras personas que desconocen la gestión de esta herramienta y sus resultados.

¿Dónde y cómo se utilizan los diagramas de flujo?

Ginna Paola Acosta Gomez*

Con este artículo quiero hablar de una herramienta muy útil y de mucha aplicación en las organizaciones. ¿Si nos preguntan sobre diagramas de flujo realmente sabemos qué son? Podemos decir que un diagrama de flujo es la forma de simplificar y la representación de rutinas simples “Diagrama de flujo. Representación gráfica de todas las operaciones inmersas en un proceso de producción en una secuencia lógica y ordenada para el logro de los objetivos” (Munch, 2011). El cual ayuda en la formulación, definición y la distribución del trabajo equilibrado sin sobre cargo en el personal laboral, analizando y comprendiendo los procedimientos de cada área o productos con fin de poder implementarlas o darles mejoras eliminando demoras, según las necesidades generadas por la organización. Existen diversos tipos de diagramas de procedimientos como son:

• De flujo de operaciones
• Esquemáticos de flujo
• De ubicación de equipo
• De flujo de formas


¿Cómo se conforma un diagrama de flujo?
Un diagrama de flujo utiliza distinta simbología.

Las etapas para elaborar un diagrama de flujo son muy sencillas; debes tener recopilada toda información que describa el procedimiento, consultar con un superior si las actividades realmente corresponde al procedimiento ya tenida las descripción clara se procede a realizar el diagrama de flujo, se inicia de izquierda a derecha y se inicia en la parte superior de la hoja con el símbolo de inicio. Las actividades se unen a través de flechas, en donde se coloca el símbolo y se indica en el centro el nombre de la actividad.

¿Dónde y cómo se utilizan los diagramas de flujo?

Los diagramas de flujo se implementa en las distintas disciplinas como son la programación, la economía, los procesos industriales y la psicología cognitiva Pero... ¿Y por qué lo usan en otras disciplinas? ¿No basta con saber ver el flujo de información? Vamos a ver...

En la disciplina de la economía se usan mayormente los diagramas de flujo circulares que son modelos que nos permiten ver cómo interactúan los hogares y las empresas.

Los diagramas de flujo en la industria es la representación del modo de explotación, la configuración y el funcionamiento de una planta de procesos o una sección de planta (Unidad).

El diagrama de flujo en la psicología cognitiva es la mejor representación dada al pensamiento humano ya que la psicología cognitiva es la ciencia encargada de estudiar el comportamiento humano y nos da como el ejemplo el siguiente diagrama; (INPUT – CODIFICACIÓN – PROCESAMIENTO – ALMACENAMIENTO – DECODIFICACIÓN – OUTPUT) este esquema del funcionamiento de la mente humana demuestra que el diagrama de flujo existe o se encuentra presente, tiene una entrada y una salida, un inicio y un fin.

Al final lo que se busca con la aplicación del diagramas de flujo sea cual sea la disciplina, es ser una herramienta de calidad que brinde claridad y mejor entendimiento para cualquier procedimiento, actividad o elaboración de productos cubriendo las necesidades de la organización y de los clientes, estando en continuo desarrollo.

Referencias:

MUNCH, Lourdes. Organización, diseño de estructuras organizacionales de alto rendimiento, Editorial Trillas Sa De Cv (2011)

Importancia de los lenguajes de programación para una organización.

Por: Valentina Pava*

Si deseas implementar nuevas tecnologías a tu empresa ya sea cloud computing o big data, debes conocer la importancia de contratar a un programador y conocedor de lenguajes de programación.

Primero es necesario entender que “Un lenguaje de programación es una notación o conjunto de símbolos y caracteres combinados entre sí de acuerdo con una sintaxis ya definida que posibilita la transmisión de instrucciones a la CPU” (Enrique Quero, Sistemas Operativos y lenguajes de Programación, 2002), esto quiere decir que son un idioma diseñado para dar instrucciones al computador, donde contiene un proceso de aprobación, depuración y compilación en dos clases de lenguajes; el lenguaje nivel alto que contienen programadores como java, python y ruby, donde se caracterizan por tener un lenguaje más legible y poder ser portables, en cambio, el lenguaje nivel bajo es más entendible para la máquina y se caracteriza por su velocidad.

Foto: Universidad de los Andes.

Por esto es necesario que haya una programación constante ya que al emplear estas herramientas en la organización, generan la reducción y eliminación de tareas rutinarias y repetitivas, donde puedes emplear esta clase de programadores con sus programas más reconocidos por un estudio desarrollado por Indeed.com, un portal de empleo especializado en el mundo de la programación:

1. SQL (Lenguaje de nivel bajo): Es uno de los programadores más demandados por las empresas ya que generan base de datos donde puedes modificar, diseñar y optimizar la información. Uno de los programadores más utilizados por su eficacia es OLAP ya que su ventaja es almacenar información en diferentes dimensiones y poder acceder a esta información desde diferentes perspectivas o ángulos.

2. Java (lenguaje de programación alto): Es demandado en las grandes empresas y administradores, también en Android, un programador utilizado constantemente en las empresas es Eclipse, es una plataforma de programación, desarrollo y compilación de aplicaciones Java, es muy útil cuando la empresa es nueva en programación a que contiene una interfaz muy fácil y agradable de utilizar.

3. HTML (LENGUAJE DE ETIQUETA): Este lenguaje es ejecutado por la mayoría de las empresas, emplean proyectos con HTML5.

SAP es un sistema informático implementado con HTML que permite a las empresas administrar sus recursos humanos, financieros-contables, productivos, logísticos y es una herramienta ideal para cubrir todas las necesidades de la empresa sin importar que tan grande o pequeña sea.

4. JavaScript (LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN NIVEL BAJO): Está vinculado con el HTML y a pesar del tiempo que lleva, hoy en día es más demandado que nunca y contienen frameworks como ANGULAR, donde contiene varias funciones como desarrollar desde aplicaciones web hasta aplicaciones de escritorio y móviles. Se destaca por tener una arquitectura con un servicio de logging eficiente y comunicación entre componentes.

Angular es la mejor opción para empresas o para entornos de programación estrictos, con altos estándares en cuanto a la legibilidad del código.

5. C++ (LENGUAJE DE NIVEL ALTO): Es la evolución de C y es reutilizable, eficaz además de tener un gran rendimiento, un lenguaje de programación que nunca ha pasado de moda, por esto un programa creado por C++ es VELNEO, una plataforma que desarrolla aplicaciones empresariales, diseñado para ser rentable en su desarrollo y mantenimiento.

«Sufríamos importantes carencias de seguridad, robustez y tiempos de desarrollo rentables. Ganamos en eficacia y eficiencia. Pudimos reducir los tiempos de desarrollo a la mitad. Con Velneo pudimos abrir nuevas líneas de negocio e internacionalizar nuestros productos» José Ramal Rodríguez de Naturalsoft.

Por último, si innovas tu empresa y te metes más a fondo con las nuevas tecnologías, se genera menos actividades de forma manual ahorrando un alto costo de tiempo, también, es necesario manejar toda la información que se maneja en las distintas tareas y acceder a ellas de una forma fácil y rápida.

La destrucción documental y sus conflictos legales

Alexa Maria Quiñones Quiñones*

La gestión documental es un proceso integrado con el que se pretende un mejor aprovechamiento de la información y la agilización de los procesos administrativos de cualquier organización. La gestión documental puede implementarse en cualquier entidad ya sea de manera independiente o en una empresa.

La eliminación física de unidades y series documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio, constitutivo o extintivo de derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que vayan a desarrollar valores históricos o testimoniales y significativos.

Según lo reglamentado en la ley general de archivos (ley 594 del 2000), los documentos originales que poseen valor histórico no pueden ser destruidos aun cuando hayan sido reproducidos y almacenados mediante cualquier medio.

“Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la Tabla de Retención. La eliminación se realiza antes de las transferencias primarias mediante acta y debe estar acompañada de la relación de entrega y su respectivo inventario.” (Pedierro,2014).

La ley general de archivo define como delito a la falsificación documental a los documentos públicos por funcionarios públicos o particulares, alteración a un documento público por un particular o funcionario, alteración de un documento privado, alteración de certificados, certificación falsa por un funcionario público, falsificación de cédulas de identidad y de pasaportes.

El particular o funcionario público que, fuera del ejercicio de sus funciones, hiciere un documento público falso o alterare un documento público verdadero, será castigado con tres (3) a diez (10) años de penitenciaría según la ley y el proceso que lo amerite.

Las leyes han tratado de encuadrar y resolver los problemas de la realidad social, pero ésta a su vez, tiene su propia dinámica ante la que las normas tienen que irse adaptando progresivamente.

El requisito principal del delito es que el documento falsificado sea utilizado como prueba para obtener un derecho o un beneficio, Esto quiere decir que si se falsifica un documento privado pero el documento no es utilizado luego como prueba, esa falsificación no es considerada, por tanto no hay delito por cuanto no produce efecto alguno.

El requisito esencial introducido por el artículo 289 del código penal, es que el documento falsificado sea utilizado o presentado como prueba en cualquier proceso o procedimiento.

A pesar de la protección jurídica, los secretos comerciales que hayan sido publicados no podrán "volver a ser secretos”, aunque el titular del secreto recurra a los tribunales y obtenga una indemnización por los daños sufridos, ello no hará volver las cosas a su estado original. Y sus competidores podrán utilizar libremente la información secreta que tanto le costó obtener, por ello es mejor asegurarse ante todo que su secreto será mantenido confidencial.

La falsificación de un documento privado es un delito que tiene una pena privativa de la libertad como castigo, según el código penal colombiano, que en su artículo 289 aclara que el uso del documento privado falsificado puede tener una pena de prisión de dieciséis (16) a ciento ocho (108) meses.

Código Penal (Ley 599 de 2000) establece que la falsedad de documento público trata de un delito tipo penal que protege así mismo al bien jurídico tutelado de la fe pública, con una pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a ciento ocho (108) meses de prisión, agravado si se trata de un servidor público que realice la conducta en ejercicio de sus funciones, aumentando la sanción a sesenta y cuatro (64) a ciento cuarenta y cuatro (144) meses de prisión.

Destrucción, inutilización y ocultación de documentos en un proceso se castiga al que interviniendo en un proceso con abuso de su función, destruye, inutiliza y oculta documentos o actuaciones de los que haya recibido. El delito se castiga con pena de prisión de seis (6) meses a dos (2) años, multa de siete a doce meses e inhabilitación especial para su profesión, empleo o cargo público de tres (3) a seis (6) años.

Se trata de un delito especial, ya que solamente lo pueden cometer los abogados y procuradores. Por otro lado el término del proceso comprende cualquier procedimiento penal, laboral, civil o administrativo. El delito se consuma cuando se materializa alguno de los comportamientos reseñados de destruir, inutilizar u ocultar, siendo posible la tentativa.

En relación con el delito cometido por particulares dispone, si los hechos descritos en el apartado primero de este artículo fueran realizados por un particular, la pena será de multa de tres (3) a (6) seis meses.

Referencias

PEDIERRO VALDÉS, Olga María. Gestión documental, herramientas para la organización de los archivos,Editorial Búho S.R.L, Santo Domingo, República Dominicana, Primera Edición. 2014.

LEY 599 DE 2000. Por la cual se expide el Código Penal.

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones